Skapa paket med flera biljetter
Tillbaka till alla guider Kategori: Tillägg & rabatter Denna guiden visar hur du kan skapa biljettpaket med specialpris, t.ex. 2 storspel till rabatterat pris eller 10-kort med vanliga helg-spel. Exempel på hur det kan se ut Här har arrangören skapat ett paket med två storspel, BIG Game #1 och BIG Game #2 som säljs till rabatterat pris. Steg för steg Guiden förutsätter att du har minst 2 biljetter att länka in Den här guiden visar hur du skapar ditt Biljettpaket och länkar in det till ett evenemang. Skapa Biljettpaket Klicka på menyvalet Mina Produkter och Add new under Mitt Arrangörskonto. [1] Välj Product Bundle [2] Ge ett namn till ditt paket [3] Ange pris [4] Ange beskrivning [5] Lägg till en bild som lockar till köp [6] Ange kategorin Tilläggsprodukt Välj kategorin Tilläggsprodukt eftersom detta är ett paket med flera olika event, inte ett enskilt event med ett specifikt datum. Observera: Uppladdade bilder visas i 16:9-format och skalas ner till 600x 340px. Anpassa dina bilder för bästa resultat. Länka in produkter i ditt paker Scrolla ner på sidan och klicka på menyvalet Bundled. [1] Fyll i namnet på den första biljetten du vill ska ingå i ditt paket [2] Lägg till ytterligare produkter i paketet, upprepa för alla biljetter Öppna produkten där du vill länka in paketet Såhär kan det se ut Deltagaren klickar in sig på ett av dina BIG Game, men föreslås istället att köpa båda på en gång till specialpris
Framhäv särskilda erbjudanden
Tillbaka till alla guider Kategori: Tillägg & rabatter Denna guiden visar hur du uppmärksammar spelarna på erbjudanden på särskilda erbjudanden. Exempel på hur det kan se ut Här syns rubriken Du kanske också gillar … och under den är spelet BIG GAME inlänkat. Du kan länka in vilka evenemang, paketerbjudanden eller produkter som helst på detta sättet. Steg för steg Guiden förutsätter att du har skapat ett event Den här guiden visar hur du länkar in andra evenemang eller tilläggsprodukter. Länka in Tilläggsprodukt Öppna ditt event och scrolla ner till menyvalet Linked. [1] Skriv namnet på produkten du vill länka in
Extra tillägg – Som separat produkt
Tillbaka till alla guider Kategori: Tillägg & rabatter Denna guiden visar hur du säljer biljetter där deltagarna kan uppgradera sitt spel med olika produkter du erbjuder. Exempel på hur det kan se ut Här finns tillvalet Hamburgare med valfri 33cl dricka, som i detta exemplet säljs för 75kr på plats eller 55kr vid förköp på webben. Alla tillval syns på deltagarlistan. Bra att känna till Bäst för produkter utan lagersaldo Observera att du länkar in separata produkter – ändrar du t.ex. antalet tillgängliga hamburgare påverkar det alla event där produkten är länkad. Detta tillval passar bäst för produkter som kan erbjudas till alla intresserade. Steg för steg Guiden förutsätter att du har skapat ett event Den här guiden visar hur du länkar in tillval som en del av din befintliga biljett. Följ stegen nedan för att: 1) Skapa en tilläggsprodukt, och sedan 2) Länka tilläggsprodukten till ett befintligt event. Skapa Tilläggsprodukt (t.ex. Hamburgare) Klicka på menyvalet Mina Produkter och Add new under Mitt Arrangörskonto. [1] Välj Simple Product, endast den sortens produkt går att länka in [2] Ge ett namn till din Tilläggsprodukt [3] Ange pris [4] Beskrivning visas inte någonstans, ange t.ex. en stjärna * eller något kort [5] Lägg till en bild som lockar till köp [6] Ange kategorin Tilläggsprodukt Välj kategorin Tilläggsprodukt för att undvika att produkten visas i dina evenemangslistor. Det går bara att köpa tilläggsprodukter tillsammans med biljetter. Observera: Uppladdade bilder visas i 16:9-format och skalas ner till 600x 340px. Anpassa dina bilder för bästa resultat. Ange momssats Scrolla ner på sidan och klicka på menyvalet Tax [1] Ange Taxable eller None, ifall du är momsbefriad [2] Ange rätt momssats (normalt 12% på livsmedel och 25% på övriga produkter) Öppna nu ditt event Öppna nu produkten som du vill länka din Tilläggsprodukten till Länka in Tilläggsprodukt Klicka på menyvalet Linked . [1] Ange namnet på produkten du vill länka in [2] Skapa en rubrik, t.ex. Uppgradera ditt spel
Extra tillägg – Som del av biljetten
Tillbaka till alla guider Kategori: Tillägg & rabatter Denna guiden visar hur du säljer biljetter där deltagarna kan välja olika tillval som del av biljetten. Exempel på hur det kan se ut Här finns tillvalet Hyrvapen. Om deltagaren ändrar från standardvalet Nej till Ja justeras priset till 250kr. Vi ser också att det finns 10 biljetter med entré och hyrvapen tillgängliga i lager. Bra att känna till Håll det en enkelt Att lägga till extraval har många fördelar, men för många kombinationer kan göra produkten svår att hantera och sidan långsam att ladda. Ett eller två val fungerar oftast bra, men vid fler alternativ är det bättre att skapa separata produkter. 👉 Se guiden: Tillägg & rabatter – som separat produkt. Steg för steg Guiden förutsätter att du har skapat en Variable Product Den här guiden visar hur du skapar tillval som en del av din biljett. Vill du istället se hela guiden för hur du skapar en produkt med flera val? Se guiden: 👉 Skapa biljetter med olika val Skapa valbara Attribut (t.ex. Hyrvapen) Klicka på menyvalet Atttributes. Klicka på knappen Add för att lägga till ett val. [1] Ange namnet på valet du vill att spelarna ska göra (t.ex. Hyrvapen) [2] Ange alla valmöjligheter (t.ex. Ja, Nej) separerade med en “pipe” | [3] Säkerställ att “Use as Variation” är valt [4] Spara dina ändringar för att kunna gå vidare Råkade du klicka på Submit istället för Draft? Ingen fara. Klicka på knappen Draft för att ändra status. Sätt pris och lagersaldo på dina val (t.ex. Ja/Nej) Klicka på menyvalet Variations [1] Välj vilket alternativ som ska vara förvalt, i detta fall Hyrvapen=Nej [2] Välj det första valet du vill konfigurera [3] Klicka på nedåtpilen för att visa alla inställningar för detta valet Säkerställ att valet Virtual är ikryssat – annars kommer systemet fråga efter fysisk adress att skicka biljetten till i kassan. Du måste kryssa i detta manuellt. [1] Säkerställ att Enable är vald, för att valet ska synas för köparen [2] Säkerställ att Virtual är valt för alla variationer [3] Välj ifall du vill hantera lagersaldo för detta alternativet [4] Ladda upp en bild som köparen ser när de väljer detta valet [5] Sätt pris på samma sätt som Simple product (incl sales price) [6] Här sätter du lagersaldo för detta valet [7] Momssats för detta valet (standard är 6%) [8] Beskrivningen dyker upp precis under drop-down rutan Upprepa för alla val du vill konfigurera. Klicka på det lilla plustecknet längst ner till höger.
Sälj biljetter med olika val
Tillbaka till alla guider Kategori: Anmälan & biljetter Denna guiden visar hur du säljer biljetter där deltagarna kan välja mellan olika alternativ. Exempel på hur det kan se ut I detta exempel har arrangören lagt till valet Lag med alternativen Röd och Blå. Varje val kan ha ett eget pris, lagersaldo och unik visningsbild. Du kan även lägga till fler val, t.ex. Lag och Truppslag. Då kan spelarna att välja kombinationer såsom t.ex. Rött Infanteri, Blå Recon, Röd HQ. Bra att känna till Erbjud extra tillägg som del av biljetten Du kan även använda funktionen för att lägga till tillval, t.ex. hyrvapen, med eget pris och lagersaldo. 👉 Se guiden: Tillägg & rabatter – Som del av biljetten. Steg för steg Fyll i grundläggande information Klicka på Mina produkter och Add new. Välj Variable Product. [1] Ge evenemanget ett namn [2] Beskriv ditt evenemang, berätta vad som väntar deltagarna [3] Ladda upp en bild som lockar till deltagande [4] Välj typ av spel: dagsspel, kvällspel eller flerdagarsspel [5] Fritext-taggar separerade med kommatecken Notera att vi inte anger pris här, det gör vi istället under under respektive val. Observera: Uppladdade bilder visas i 16:9-format och skalas ner till 600x 340px. Anpassa dina bilder för bästa resultat. Lägg in Event-information Klicka på menyvalet Event [1] Välj “Yes” this product is an event [2] Välj dagsspel (“Single day”) eller flerdagarsspel (“Sequential days”) [3] Välj datum som spelet äger rum (för “Sequential days” anger du också slutdatum) [4] Ange tid när spelet startar [5] Ange tid när spelet är slut [6] Venue betyder ort/ plats (fritext) [7] Klistra in GPS-koordinater från Google maps [8] Beskriv i fritext hur deltagarna hittar till eventet (syns på biljetten) Såhär hämtar du GPS-koordinater från Google maps Hitta rätt plats på kartan Högerklicka för att öppna menyn Klicka på koordinaterna för att kopiera Hitta rätt plats på kartan Högerklicka för att öppna menyn Klicka på koordinaterna för att kopiera Lägg till Custom Attendee Fields Klikca på menyvaleet Event och Scrolla ner till Custom Attendee Fields [1] Lägg till de uppgifter som du vill att varje deltagare ska ange i kassan Som standard visas Custom Attendee Fields endast i din interna deltagarlista – inga av dessa fält visas i den publika deltagarlistan. Klikca på menyvaleet Event och Scrolla ner till Custom Attendee Fields [1] Lägg till de uppgifter som du vill att varje deltagare ska ange i kassan Som standard visas Custom Attendee Fields endast i din interna deltagarlista – inga av dessa fält visas i den publika deltagarlistan. Konfigurerera mailet med biljetten Klicka på menyvalet Event och scrolla ner till Ticket Settings [1] Välj en bild som visas överst på din biljett [2] Välj en rubrik på mailet deltagaren får med biljetten [3] Skriv ett meddelande i mailet med biljetten Klicka på menyvalet Event och scrolla ner till Ticket Settings [1] Välj en bild som visas överst på din biljett [2] Välj en rubrik på mailet deltagaren får med biljetten [3] Skriv ett meddelande i mailet med biljetten Skapa valbara “Attribut” Klicka på menyvalet Atttributes. Klicka på knappen Add för att lägga till ett val. [1] Ange namnet på valet du vill att spelarna ska göra (t.ex. Lag) [2] Ange alla valmöjligheter (t.ex. Röd, Blå) separerade med en “pipe” | [3] Säkerställ att “Use as Variation” är valt [4] Spara dina ändringar för att kunna gå vidare Råkade du klicka på Submit istället för Draft? Ingen fara. Klicka på knappen Draft för att ändra status. Sätt pris och lagersaldo på dina val Klicka på menyvalet Variations [1] Välj det första valet du vill konfigurera (t.ex. Lag=Röd) [2] Klicka på nedåtpilen för att visa alla inställningar för detta valet Säkerställ att valet Virtual är ikryssat – annars kommer systemet fråga efter fysisk adress att skicka biljetten till i kassan. Du måste kryssa i detta manuellt. [1] Säkerställ att Enable är vald, för att valet ska synas för köparen [2] Säkerställ att Virtual är valt för alla variationer [3] Välj ifall du vill begränsa antalet biljetter med detta valet [4] Ladda upp en bild som köparen ser när de väljer detta valet [5] Sätt pris på samma sätt som Simple product (incl sales price) [6] Här sätter du lagersaldo för detta valet [7] Momssats för detta valet (standard är 6%) [8] Beskrivningen dyker upp precis under drop-down rutan Upprepa för alla val du vill konfigurera. Klicka på det lilla plustecknet längst ner till höger. Lägg in länk till din hemsida Klicka på menyvalet Eventpresentation Lägg in länk till din externa hemsida Klicka på menyvalet Eventpresentation Lägg in länk till din externa hemsida Visa Custom Attendee Fields i den publika deltagarlistan Klicka på menyvalet Eventpresentation Fälten visas uppifrån och ner Om du t.ex. anger “1” visas bara det översta fältet, “2” visar de två översta osv. I exemplet ovan skulle “1” visa Nickname, medan “2” skulle visa Nickname och Eget lag. Känsliga uppgifter Du kan samla in både känsliga (t.ex. telefonnummer, e-post) och icke-känsliga uppgifter (t.ex. nickname, eget lag) och välja att bara visa de icke-känsliga publikt.Tips! Boka upp dig själv för att se exakt vilka uppgifter som visas publikt. Klicka på menyvalet Eventpresentation Fälten visas uppifrån och ner Om du t.ex. anger “1” visas bara det översta fältet, “2” visar de två översta osv. I exemplet ovan skulle “1” visa Nickname, medan “2” skulle visa Nickname och Eget lag. Känsliga uppgifter Du kan samla in både känsliga (t.ex. telefonnummer, e-post) och icke-känsliga uppgifter (t.ex. nickname, eget lag) och välja att bara visa de icke-känsliga publikt.Tips! Boka upp dig själv för att se exakt vilka uppgifter som visas publikt. Lägg till detaljerad eventbeskrivning Klicka på menyvalet Eventpresentation Så fungerar spelet Beskriv hur är spelet är upplagt. T.ex. Får deltagarna uppdrag från spelledning, HQ eller tar de egna initiativ? Vad förväntas av spelarna – fritt spel, rollspel eller strikt militär struktur? Finns det en förutbestämd scenarioplan eller formas spelet utifrån vad som händer? Schema och praktisk information Lägg in schema och praktisk informaiton. T.ex. När förväntas spelarna vara på plats? Vad behöver
Använda biljett/QR-kod scannern
Tillbaka till alla guider Kategori: Deltagare & incheckning Bra att känna till Bäst för enkla entrébiljetter QR-scannern gör det enkelt att checka in deltagare via mobilen. Extratillval (t.ex. lunch) och anpassade fält (t.ex. nickname eller lag) visas dock inte alltid i appen. Vi rekommenderar appen för snabb biljettkontroll, men mer avancerad check-in hanteras bäst via deltagarlistan. Steg för steg Ladda ner appen Ladda ner appen FooEvents Checkins från till Android eller iOS iOS https://apps.apple.com/us/app/fooevents-check-ins/id1129740503 Android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fooevents.EventCheckins Logga in Du kommer till inloggningsskärmen. Logga in genom att ange https://airsoftkalender.se samt ditt användarnamn och lösenord som du använder för att logga in på till plattformen Du ser nu en lista över alla dina event Addressen måste vara exakt: https://airsoftkalender.se Scanna biljett/ QR-kod Klicka på scan-ikonen längst ner på skärmen. Scanna deltagarnas biljetter Hitta deltagare manuellt och checka in Klickar du på ett event ser du listan över alla bokade deltagare Klicka på en deltagares namn Klicka på Checka in Klickar du på ett event ser du listan över alla bokade deltagare Klicka på en deltagares namn Klicka på Checka in
Ändra deltagarinfo eller avboka
Tillbaka till alla guider Kategori: Deltagare & incheckning När du använder Airsoftkalender.se skapas en deltagarlista för varje evenemang. Den här guiden visar hur du som arrangör enkelt kan avboka deltagare eller ändra deras information, som lagtillhörighet, kontaktuppgifter och andra detaljer. Steg för steg Visa deltagarlista Klicka på Deltagarlistor under Mitt Arrangörskonto för att se bilden ovan Klicka på Visa deltagarlista på det event du vill visa deltagarlistan för Ändra deltagarinformation Du ser nu alla deltagare som anmält sig till evenemanget. Klicka på Change info för att ändra deltagarinfo Avboka deltagare Viktigt – Systemet tillåter inte att bokningar raderas Det är inte möjligt att ta bort bokningar helt i systemet. För att markera en avbokning, lägg till texten (AVBOKAD) vid köparens namn. Detta gör det tydligt att deltagaren inte längre deltar. Detta fönster öppnades när du klickade på Change info [1] Väj Köpare som fält att uppdatera [2] Skriv namnet på köparen och lägg till en parentes (AVBOKAD) Tryck på knappen Uppdatera Stäng fönstret för att återvända till deltagarlistan Vi ser nu texten (AVBOKAD) i fältet vi uppdaterade Du kan behöva uppdatera websidan innan du ser den nya informationen Viktigt – Systemet tillåter inte att bokningar raderas Det är inte möjligt att ta bort bokningar helt i systemet. För att markera en avbokning, lägg till texten (AVBOKAD) vid köparens namn. Detta gör det tydligt att deltagaren inte längre deltar. Detta fönster öppnades när du klickade på Change info [1] Väj Köpare som fält att uppdatera [2] Skriv namnet på köparen och lägg till en parentes (AVBOKAD) Tryck på knappen Uppdatera Stäng fönstret för att återvända till deltagarlistan Vi ser nu texten (AVBOKAD) i fältet vi uppdaterade Du kan behöva uppdatera websidan innan du ser den nya informationen Uppdatera övrig information Detta fönster öppnades när du klickade på Change info [1] Välj det fält du vill uppdatera från drop-down listan (t.ex. lag) [2] Skriv in rätt värde (t.ex. Blå) Tryck på knappen Uppdatera Stäng fönstret för att återvända till deltagarlistan Vi ser nu att lag har uppdaterats till Blå Du kan behöva uppdatera websidan innan du ser den nya informationen Observera: Fältet är ett fritextfält Det värde du skriver in är helt fritt och valideras inte av systemet. Se därför till att skriva rätt för att undvika missförstånd i deltagarlistan. Detta fönster öppnades när du klickade på Change info [1] Välj det fält du vill uppdatera från drop-down listan (t.ex. lag) [2] Skriv in rätt värde (t.ex. Blå) Tryck på knappen Uppdatera Stäng fönstret för att återvända till deltagarlistan Vi ser nu att lag har uppdaterats till Blå Du kan behöva uppdatera websidan innan du ser den nya informationen Observera: Fältet är ett fritextfält Det värde du skriver in är helt fritt och valideras inte av systemet. Se därför till att skriva rätt för att undvika missförstånd i deltagarlistan.
Anpassa den publika deltagarlistan
Tillbaka till alla guider Kategori: Deltagare & incheckning När du använder Airsoftkalender.se skapas två deltagarlistor automatiskt: en fullständig lista med all bokningsinformation som endast du som arrangör ser, och en publik lista synlig för deltagarna, med minimal information som standard. Vill du som arrangör visa extra information, såsom t.ex. nickname eller lag, kan du enkelt göra det. Den här guiden visar hur. Exempel på hur det kan se ut I bilden ser du hur den publika deltagarlistan visas: – Standard: Biljettnummer, bokningsdatum och lagval ([1]) visas automatiskt. – Tillägg: Arrangören har här valt att även visa Nickname och Eget lag ([2]). Bra att känna till Vad är tillåtet enligt GDPR GDPR handlar om att skydda individers personuppgifter och ge dem kontroll över hur deras information används. För evenemang och deltagarlistor gäller följande principer: ✅ Tillåtet enligt GDPR: ✔️ Visa icke-känslig information, såsom t.ex. nickname, lag, eller camo, om det är relevant för evenemanget. ✔️ Samla in kontaktuppgifter, som t.ex. telefonnummer och e-post, men endast för arrangörens interna bruk. 🚫 Ej tillåtet utan samtycke: ❌ Publicera personnummer, adress, eller kontaktuppgifter utan deltagarens godkännande. ❌ Använda insamlade uppgifter för andra ändamål än evenemangshantering. 💡 Du som arrangör bestämmer vilka fält som syns publikt – och den här guiden visar hur du gör det på ett GDPR-säkert sätt. Steg för steg Lägg till Custom Attendee Fields Klikca på menyvaleet Event och Scrolla ner till Custom Attendee Fields [1] Lägg till de uppgifter som du vill att varje deltagare ska ange i kassan Såhär kan det se ut i kassan Exempel på hur det kan se ut I detta exempel har arrangören valt att samla in Nickname, Eget lag, Telefonnummer och E-post. Dessa uppgifter syns i den interna deltagarlistan, som endast du som arrangör har tillgång till. 💡 Inga av dessa fält visas publikt om du inte aktivt väljer det. Klikca på menyvaleet Event och Scrolla ner till Custom Attendee Fields [1] Lägg till de uppgifter som du vill att varje deltagare ska ange i kassan Såhär kan det se ut i kassan Exempel på hur det kan se ut I detta exempel har arrangören valt att samla in Nickname, Eget lag, Telefonnummer och E-post. Dessa uppgifter syns i den interna deltagarlistan, som endast du som arrangör har tillgång till. 💡 Inga av dessa fält visas publikt om du inte aktivt väljer det. Exempel på hur det kan se ut I detta exempel har arrangören valt att samla in Nickname, Eget lag, Telefonnummer och E-post. Dessa uppgifter syns i den interna deltagarlistan, som endast du som arrangör har tillgång till. 💡 Inga av dessa fält visas publikt om du inte aktivt väljer det. Visa Custom Attendee Fields i den publika deltagarlistan Klicka på menyvalet Eventpresentation Fälten visas uppifrån och ner Om du t.ex. anger “1” visas bara det översta fältet, “2” visar de två översta osv. I exemplet ovan skulle “1” visa Nickname, medan “2” skulle visa Nickname och Eget lag. Känsliga uppgifter Du kan samla in både känsliga (t.ex. telefonnummer, e-post) och icke-känsliga uppgifter (t.ex. nickname, eget lag) och välja att bara visa de icke-känsliga publikt.Tips! Boka upp dig själv för att se exakt vilka uppgifter som visas publikt. Klicka på menyvalet Eventpresentation Fälten visas uppifrån och ner Om du t.ex. anger “1” visas bara det översta fältet, “2” visar de två översta osv. I exemplet ovan skulle “1” visa Nickname, medan “2” skulle visa Nickname och Eget lag. Känsliga uppgifter Du kan samla in både känsliga (t.ex. telefonnummer, e-post) och icke-känsliga uppgifter (t.ex. nickname, eget lag) och välja att bara visa de icke-känsliga publikt.Tips! Boka upp dig själv för att se exakt vilka uppgifter som visas publikt.
Bokför intäkter och verifiera utbetalningar
Tillbaka till alla guider Kategori: Ekonomi & rapporter När du säljer via AirsoftKalender.se skapas bokföringsunderlag automatiskt. De sparas månadsvis och innehåller både en summering av månadens intäkter för enkel redovisning och en detaljerad lista över alla betalningar som du kan spara som verifikat – precis som Skatteverket kräver. Den här guiden visar hur du:✅ Hämtar och tolkar ditt bokföringsunderlag.✅ Stämmer av utbetalningar till ditt bankkonto. Steg för steg Klicka på menyvalet Bokföringsunderlag Klicka på menyvalet Bokföringsunderlag under ditt Arrangörskonto Du får upp en lista med månader Klicka på månaden vars bokföringsunderlag du vill hämta ut Tolka ditt bokföringsunderlag Förstå ditt bokföringsunderlag Bokföringsunderlaget är uppdelat i två delar: en summering av månadens intäkter och en detaljerad transaktionstabell. Varje rad uppfyller Skatteverkets krav på fakturor. Vi har utformat det för att fungera som ett fullständigt underlag när du redovisar hela månadens intäkter i ett enda verifikat. Summering av månaden [1] Total kassa: Det totala beloppet som betalats in till din kassa. Moms: Totalt belopp specificerad per momsprocentsats (t.ex. 6, 12, 25%). Total intäkt: Din totala intäkt efter moms. Detaljerad transaktionstabell [2] Varje rad i tabellen visar en enskild betalning och fungerar som ett verifikat för bokföringen. Kolumnen längst till höger, In kassa, visar exakt vad som landar på ditt Stripe-konto och senare betalas ut till ditt bankkonto – belopp som du eller din redovisningsekonom kan stämma av med dina bankutbetalningar. Verifiera utbetalningar Verifiera utbetalningar Logga in på www.stripe.com och verifiera att: ✅ Totalbeloppet stämmer överens med totalsumman på ditt bokföringsunderlag.✅ Varje transaktion matchar rad för rad med betalningarna i underlaget.
